【VOZ.83】わかりやすい話にするには? ~全体-部分-全体´~

最近、ビジネスコミュニケーション・プレゼンテーションをテーマとした研修が続いています。ビジネスでは、説明、報告、提案、説得、調整、交渉などの様々なコミュニケーションの連続です。これらのビジネスシーンにおいて、自分の伝えたいことをいかに相手にわかりやすく伝えることができるかというのは、私たち共通の永遠の課題でもあります。
そこで、研修の中でも触れていますが、わかりやすく伝えるためには、基本となる話の構成方法があります。
「全体」-「部分」-「全体´」という組み立て方です。
できている方には、当り前ですが、最も基本となる話の構成です。

「全体」
これから何を伝えるか、どんな順に話すのか、話の全体像を伝えます。
話すテーマ、結論、要約を伝え、聞き手に話の全体像となる地図を描いてもらいます。この全体像は、シンプルに短い方がベストです。複雑で長くなると、難しい印象を与えることになります。人は、あらかじめ話の全体像がつかめると安心して話に集中して聴けるといわれています。
「部分」
全体像を提示したら、部分に入ります。部分は、話の詳細、各論です。部分の話は、伝えたいポイントを3点に絞るのがベストです。3点、3つは記憶にも残りやすくなります。もちろんポイント1点だとインパクトが強まりますが、2点、3点も許容範囲です。4点以上になると、記憶できなくなり補助資料やメモが必要になります。部分では、ロジックツリーで情報の階層下をして伝えるとわかりやすく正確に伝わります。伝える内容のモレやダブりには注意が必要です。
「全体´」
詳細となる部分を伝えたら、最後にもう一度、話の全体像を振り返ります。ですので、全体ダッシュです。伝えた内容のポイントを繰り返すことにより、聞き手に内容の再確認をしてもらい記憶や印象に残してもらうことができます。聞き手への要請やお願いがある場合には、最後に伝えておきます。

以上が、わかりやすい話にする全体—部分-全体´の基本構成です。部分のポイント3点ですが、何か伝えたいことの3点が基本ですが、話の内容によっては、過去・現在・未来、問題・原因・対策などに応用することも可能です。
是非、わかりやすく伝えたい時には、試してみてくだい。
もちろん、構成のみではなく、「話し方」も大切なのはお忘れなく!

<2017年3月 shiba>